OA日常辦公原理和流程

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來源:  泛普軟件 

     日常辦公

    "日常辦公"數(shù)據(jù)庫是個人根據(jù)流程定義中賦予的辦理權限集中處理工作文檔的平臺。在系統(tǒng)的主界面上，選擇日常辦公，打開"日常辦公"數(shù)據(jù)庫。

    1.1 OA新建工作文檔

    個人只有在被授權為某個流程的"使用人"時，才具有使用該流程發(fā)起新工作文檔的權限。在"流程定制"窗口的導航器上，單擊擬辦工作，打開"擬辦工作"視圖，此視圖顯示當前辦理人所有尚未提交流程流轉的工作文檔草稿。

單擊視圖操作條上的新建按鈕，顯示了當前辦理人具有發(fā)起工作文檔權限的所有流程的名稱，從列表中選定一個流程名稱，創(chuàng)建一個新工作文檔。

文檔新建后可以立即提交，也可以暫時保存等待以后提交。文檔尚未提交前將顯示在"擬辦工作"視圖中，創(chuàng)建人隨時可以打開編輯或?qū)⑵涮峤?，也可以將其刪除。

    1.2 OA提交工作文檔

    如果文檔所屬環(huán)節(jié)存在多個目標環(huán)節(jié)，辦理人需要根據(jù)文檔的性質(zhì)選擇具體的流向。如果流程定義時指定了下一環(huán)節(jié)的辦理人是由此環(huán)節(jié)的辦理人選擇，提交文檔時，辦理人需要從組織機構圖中選擇具體的辦理人，可以選擇部門、崗位或個人，如果選擇的是部門，那么，文檔將送給所選部門下的所有個人。

    1.3 OA簽收工作文檔

    工作文檔在流轉過程中，都是存放在服務器上的"日常辦公"數(shù)據(jù)庫中。有辦理權限的個人在打開"日常辦公"數(shù)據(jù)庫時，文檔將顯示在視圖中。

選定需要辦理的文檔，單擊視圖操作條上的簽收按鈕，將文檔簽收，也可以在文檔中進行簽收操作。簽收后的文檔將顯示在在辦工作視圖中。

    1.4 OA辦理工作文檔

    在導航器中，單擊在辦工作，打開"在辦工作"視圖，此視圖顯示了當前用戶有權限辦理的所有在辦工作文檔。在視圖中選定文檔，單擊打開，進入文檔窗口。辦理人根據(jù)流程賦予的操作權限進行工作處理。此外，在文檔的操作條上，根據(jù)辦理人的權限設置不同，會顯示相應的操作按鈕，主要包括：編輯 、填寫意見 、意見匯總 、投票。如果流程尚未結束，文檔將顯示在下一環(huán)節(jié)的所有辦理人的"待辦工作"視圖中，同時，顯 示在當前辦理人的"轉發(fā)工作"視圖中。如果流程已經(jīng)結束，文檔將根據(jù)流程定義時的設置自動歸檔到指定的數(shù)據(jù)庫中。

    1.5 OA撤回工作文檔

    在"日常辦公"窗口的導航器中，單擊轉發(fā)工作，打開"轉發(fā)工作"視圖。視圖顯示了已提交給下一環(huán)節(jié)辦理人的所有工作文檔，并且，在被下一環(huán)節(jié)辦理人簽收前，文檔一直顯示在此視圖中。當前辦理人可以從此視圖中查閱已提交的文檔，也可以將文檔撤回重辦。當前辦理人可以將已撤回的文檔進行重新處理或提交。

    2.流轉監(jiān)控

    在"日常辦公"窗口的導航器中，單擊流轉監(jiān)控，打開"流轉監(jiān)控"視圖。通過安全控制，經(jīng)過受權的人員在打開此視圖時，視圖將顯示指定范圍內(nèi)的工作文檔，包括文檔所處的環(huán)節(jié)名稱、當前辦理人、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間以及文檔內(nèi)容等。經(jīng)過授權的人員據(jù)此可以實時了解并掌握各項工作的辦理狀態(tài)，并在必要時進行干預。

    不同的人員能夠在視圖中查看的文檔范圍不同。系統(tǒng)管理員可以監(jiān)控到所有流程中正在流轉的工作文檔；流程管理員可以監(jiān)控到指定流程中正在流轉的工作文檔；具有跟蹤后續(xù)辦理過程的人員則只能監(jiān)控到所屬流程中已經(jīng)過自己辦理的工作文檔。

    系統(tǒng)管理員必須是"日常辦公"數(shù)據(jù)庫中具有"管理者"權限級別的用戶，且將此用戶在"存取控制列表"中的角色設置為"系統(tǒng)管理員"一般只是給主要領導賦予這種級別的權限。

    流程管理員必須是"日常辦公"數(shù)據(jù)庫中具有"編輯者"權限級別的用戶，且將此用戶在"存取控制列表"中的角色設置為"流程管理員"。一般只是給各流程的主管領導賦予這種級別的權限。

    3. OA流轉日志

    流轉日志完整記錄了各流程工作文檔的辦理過程，包括文檔所經(jīng)過的各環(huán)節(jié)所有辦理人簽收及提交日期時間等事件，以方便進行事后確認、查詢、統(tǒng)計和監(jiān)控。在系統(tǒng)的主界面上，選擇流轉日志，打開"流轉日志"數(shù)據(jù)庫。此數(shù)據(jù)庫中的所有日志文檔只能讀取訪問，而不允許修改或刪除。為方便查詢，您可以通過"按創(chuàng)建人"、"按流程類別"和"按創(chuàng)建日期"三種視圖方式進行操作。