系統(tǒng)實施偏方：如何保證基礎數據準確

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俗話說，信息化項目三分軟件，七分實施，十二分數據?？梢娀A數據的準確性對于信息化管理軟件來說，是至關重要的。所以對于企業(yè)CIO來說，不僅要抓項目，而且也要打起十二分精神，來關注基礎數據的準確性。

措施一：按固定格式填寫基礎數據，可以發(fā)現常規(guī)錯誤。

在信息化項目中，不但企業(yè)的工作流程要走標準化的道路，而且基礎數據的建立也要實行標準化。也就是說，要讓用戶在導入基礎數據時，按固定的格式進行導入。

如筆者在企業(yè)中負責實施企業(yè)資源計劃項目的時候，就非常重視基礎數據的標準化，如產品基本信息。我們企業(yè)有生產一款五金套筒的產品。其根據所用的材料、表面處理、大小不同，有很多種規(guī)格。粗略估計了一下，光套筒這類產品就大概有近200個品號。在上ERP項目之前，這些產品的規(guī)格信息沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范。如有的在規(guī)格中有標明表面處理方式，而有的沒有；有的在規(guī)格中有指名具體的尺寸，有的卻沒有。對于老員工來說，他們清楚這代表了什么意思，沒有指名的就是普通的表面處理。但是，當新員工進來的時候，由于不明白其代表的是什么含義，所以就不怎么清楚了。有時候甚至會犯錯誤。

在上信息化管理系統(tǒng)的時候，這種基礎資料時不合格的。在整理基礎資料的時候，我跟產品研發(fā)部分的負責人碰了個頭，專門商量這個編碼的問題。后來我們兩個達成一致意見，在產品規(guī)格信息中各項內容必須寫全，而且必須按一定的格式書寫，如按產品尺寸、所用材料、表面處理、顏色等順序一一書寫，不能夠漏寫，而且各個內容的字數要保持一致。并且，制定了具體的編碼規(guī)則。這個規(guī)則制定好之后，通過質量、采購、生產部門等確認之后，就在公司中推廣起來。采取這種編碼的話，可以發(fā)現一些常規(guī)錯誤。

如作為我們項目管理員，由于對于產品的規(guī)格信息不怎么了解，那要如何去檢查基礎數據的準確性呢？若我們規(guī)格信息的編寫規(guī)則統(tǒng)一了之后，則我們只需要去看看這個長度是否一致，順序是否統(tǒng)一。通過報表或者Excel工具，就可以檢查出產品信息輸入員在輸入數據的時候，有沒有漏掉什么信息等等。所以，當基礎數據標準了之后，可以很容易的發(fā)現一些常規(guī)地錯誤。

對于基礎數據標準化來說，要做到如下幾點：

1、內容順序上的標準化。對于某個字段的內容，其所表達的內容要標準，包括其前后的順序要一致；最好長度也要一致。這一方面便于我們進行檢查，同時，也方便我們做其他的一些操作。如有些產品規(guī)格信息可能類似，只有產品尺寸上略有不同。則用戶可以通過復制，并且修改很小一部分內容就可以直接拿來使用。另外，有時候我們只做報表的時候，有些部門會認為其中的規(guī)格信息太長，他們只需要知道產品的所用的材料即可。此時，我們就可以利用相關的字符函數，同意的截取其中的內容即可?？梢姡趦热蓓樞蛏细鱾€基礎數據保持一致的話，對于我們后續(xù)的操作會帶來很大的便利。

2、當某項內容確實沒有的時候，要用“NULL”等方式表示，不能空白。因為若沒寫的話，我們不知道，到底是用戶漏寫了呢，還是確實沒有。說實話，也不是信息輸入員要偷懶，他們在輸入相關信息的時候，有時會在不經意之中，會漏掉一些信息，他們自己也不知道，而且事后也很難查出來?，F在即使是空的內容也必須用 NULL等字符表示出來，這就可以最大限度的防止類似錯誤的發(fā)生，提高數據的準確率。

3、有時候同一個字段中，可能要表示多種內容。如在產品規(guī)格中可能同時要表示尺寸、材料、顏色等信息。為此，在各中內容之間一般都要利用分隔符進行隔開?；A數據標準化的第三個要求就是這個分隔符好統(tǒng)一，并且需要唯一。統(tǒng)一指的是全部的基礎資料都要利用這個分隔符進行分隔。唯一指的是這個字符能夠被用來當作分隔符。如有的產品名稱中，會包含“-”這個符號，那么這個符號就不能用來當作分隔符。否則的話，會容易混淆；而且，也不易于對數據進行一些整批的操作。所以分隔符要保持統(tǒng)一并且唯一。

4、在對基礎數據進行規(guī)范的時候，可以按產品的分類來規(guī)范相關的輸入標準。有時候，要對雖有的產品信息采用統(tǒng)一的標準是比較困難的，而且也不怎么現實。如產品信息中，成品的規(guī)格信息跟原材料的規(guī)格信息就很難統(tǒng)一起來；而且即使原材料基本信息中，包裝材料與零件之間的規(guī)格信息也無法保持一致。所以，針對這種情況，我們不苛求雖有的產品資料都采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則。但是，對于同一類的產品，如零件中的套筒這類產品，則我們要求其具有統(tǒng)一的書寫規(guī)范。

措施二：數據收集的標準化。

若要提高數據的準確率，數據導入信息化管理系統(tǒng)是一方面。另外，在數據的收集方面，也需要注意標準化。我就再拿我自己公司舉個例子吧，看看如何實現數據收集的標準化。

1、 制作標準化的表格。

當公司有員工需要申請建立一個新產品信息時，就要先找到一張對應的表格。我們公司對于各類產品信息，都有一張對應的表格。申請品號的時候，要拿著這張表格向各個部門人員確認信息。如想在信息化管理系統(tǒng)中申請一個套筒的產品信息時，就需要在網上找到一張“套筒類產品品號信息申請表” 。在這張表中，這個品號需要填寫哪些信息；哪些信息時必須填寫的，哪些則是可有可無的；并且各種信息時歸哪個部分負責的，都要明確的標識。如對于一些必需要填寫的信息，可以利用藍色的底色表示。

這么做的目的，就是要讓全體員工知道，建立某個品號信息的時候系統(tǒng)需要知道哪些信息；特別是哪些信息時不能夠缺省的。如此的話，員工一看到這張表格，就知道該如何填寫，直到需要填哪些內容。在基礎資料收集的時候，也就不會漏掉。

2、 單據流轉的電子化。

申請表格在各個部門流轉的時候，最好能夠通過電子表格來實現。一方面，有些員工寫的字實在是小學生水平；或者有的寫的是龍飛鳳舞。但是在其他員工眼中則好像就是天書。所以，手寫的資料，到信息輸入者那邊就可能會發(fā)生歧義。

措施三：在系統(tǒng)中實現技術層面的限制。

除了在基礎數據前提整理的時候，要注意數據的質量以外，在用戶輸入信息化管理系統(tǒng)的時候，系統(tǒng)也要能夠進行一些自我的判斷，以提高系統(tǒng)中數據的準確性。具體的來說，可以在系統(tǒng)中添加一些約束。

如有些內容我們只允許輸入價格或者數字，當用戶輸入了非數字的內容時，則系統(tǒng)就會提示錯誤信息，提示說“輸入的數據不合法，讓用戶重新核對數據”。這就可以保證輸入的數據至少是符合一定的語法規(guī)則。

如我們還可以通過對字段合并的方式，實現字段內容的排序與內容完整性的控制。如對于產品規(guī)格信息，可能包含五部分內容。則在系統(tǒng)設計的時候，就設計五個虛擬字段。員工在輸入數據的時候，需要分別向這個五個字段中輸入相關的內容，并且把這五個字段都設置為必需輸入。等到保存的時候，系統(tǒng)會把這五個字段自動合并為一個字段，并且在中間加入我們指定的分割符，保存到數據庫系統(tǒng)中去。如此的話，我們通過這些約束，可以強制實現某個字段內容的完整性。

另外，我們還可以通過字符掩碼來實現輸入格式的限制；可以利用列表的形式提高輸入的準確性；等等?？傊覀兛梢詰{借系統(tǒng)的力量來提高基礎數據的準確性。（CIO時代網）