橋梁物資采購管理是橋梁物資管理的核心業(yè)務，擔負著降低采購成本、規(guī)范采購行為的職責，是在橋梁物資管理中實現渠道價格、需求預算、物資采購、物資存貨、物資供應、核算對帳的閉環(huán)管理中的業(yè)務核心。
為實現陽光采購，提高采購物資的質量，降低物資采購成本，需要對采購環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督。該工作環(huán)節(jié)是否能有效控制和管理是作為橋梁物資管理信息化成敗的重要指標。在物資采購過程中，結合橋梁市場準入信息的靜態(tài)管理及各級采購監(jiān)督部門的動態(tài)管理，以動靜結合的方式嚴格控制和規(guī)范采購部門的采購行為。
1、采購訂單管理
1)采購訂單填制
由物資段業(yè)務員根據匯總后的站段物資需求計劃，根據合同、詢價單比質競價結果，確定采購訂單的供貨單位，填寫必要的信息后，填制采購訂單。
2)采購訂單提交
由物資段業(yè)務員對填制后的采購訂單檢查無誤后，將采購訂單提交領導審批。提交后的采購訂單，按照橋梁局物資管理制度要求，根據采購訂單上的各種關鍵信息進行卡控，自動測算審批流程。完全符合要求的采購訂單則不必審批，否則需經歷最多6級的審批。
3)采購訂單審批
由物資段采購監(jiān)督人員，按照物資管理制度要求，仔細檢查采購訂單上的關鍵信息，進行審批。采購監(jiān)督人員如發(fā)現采購訂單不符合要求，則注明原因后回退給業(yè)務員進行修改，如符合要求則審批通過。
2、到貨驗收
由物資段倉庫管庫員依據業(yè)務員填制的采購訂單，對供貨單位發(fā)運的物資進行驗收工作，并將供貨單位、驗收數量、質量、時間、采購訂單等信息填寫到進庫料登記簿上，核增進庫料。
3、帳單填制
由物資段財務人員對供貨單位郵寄來的發(fā)票，進行統(tǒng)一登記編號管理，并根據發(fā)票的供貨單位、金額、到達日期等信息填制帳單。
4、收料單管理
1)收料單填制
由物資段業(yè)務員根據倉庫到貨驗收提示和財務帳單到達提示，進行收料單的填制工作。收料單是財務核算與付款的依據，業(yè)務員必須將收料單上的關鍵信息填寫完整，系統(tǒng)才能保存。
2)收料單提交
由物資段業(yè)務員將填寫無誤的收料單提交到下一工作環(huán)節(jié)。入庫收料單提交到倉庫進行以下操作，直發(fā)收料單直接提交到財務進行審核，無需提交到倉庫。
3)收料單確認(核銷進庫料)
由物資段倉庫管庫員根據業(yè)務員提交的收料單和自己到貨驗收時填寫的進庫料登記簿，進行收料單的倉庫收料確認工作，并在確認后核銷進庫料。如到貨驗收數量與收料單的應收數量不等，管庫員需在收料單上選擇列銷、拒付、賠償等處理方式。
4)收料單登卡
由物資段倉庫管庫員對完成收料確認的收料單，進行登卡操作。
5、材料核算
1)收料單審核
物資段財務人員根據系統(tǒng)提示的電子收料單，核對上一工作環(huán)節(jié)提交的實體收料單，并對收料單上的關鍵信息進行審核。如財務人員發(fā)現錯誤，則回退收料單到上一工作環(huán)節(jié)，未發(fā)現錯誤則審核通過。
2)材料核算
物資段財務人員在設置好材料核算的基礎公式后，即可對審核通過的收料單進行核算處理，形成財務分錄和科目帳。
3)形成憑證填制
物資段財務人員根據材料核算結果形成財務憑證。
6、付款管理
1)點撥付款
物資段領導依據付款原則，對核算完畢的帳單進行點撥付款。
2)付款確認
物資段財務人員依據領導的點撥付款結果，形成付款憑證，并在完成付款操作后，在系統(tǒng)內對付款結果進行確認。如付款不成功，則回退給領導重新點撥付款，如付款成功則直接確認付款金額。
