很多企業(yè)都有嘗試過(guò)遠(yuǎn)程辦公，如何讓團(tuán)隊(duì)中不同的成員能更高效更順暢的完成工作，尤為重要，所以團(tuán)隊(duì)任務(wù)的分配，項(xiàng)目的有序管理就越發(fā)的重要。
一、項(xiàng)目管理中執(zhí)行哪些策略
1、創(chuàng)建小組問(wèn)責(zé)制
團(tuán)隊(duì)問(wèn)責(zé)制就是讓合作者盡可能按時(shí)完成任務(wù)。這可以通過(guò)評(píng)審調(diào)用和每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都可以訪問(wèn)的透明任務(wù)管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
團(tuán)體問(wèn)責(zé)制的影響是深遠(yuǎn)的。美國(guó)培訓(xùn)與發(fā)展協(xié)會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)人們與他人分享目標(biāo)時(shí)，他們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能性要高出65%。此外，當(dāng)人們?cè)谌后w中分享自己的目標(biāo)，并定期開會(huì)回顧時(shí)，他們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能性會(huì)提高95%。
2、可視化跟蹤進(jìn)度
雖然從視覺(jué)上追蹤進(jìn)步是有幫助的，如果你的團(tuán)隊(duì)不能清楚地看到自己的目標(biāo)，他們很快就會(huì)忘記這些目標(biāo)。這就像一句流行的商業(yè)格言:你無(wú)法管理你無(wú)法衡量的東西。換句話說(shuō)，使用帶有甘特圖和說(shuō)明性報(bào)告等特征的可視化項(xiàng)目管理工具，不只是一種可有可無(wú)的工具;如果你想在項(xiàng)目執(zhí)行方面出類拔萃，這是至關(guān)重要的。
3、獎(jiǎng)勵(lì)辛勤工作
團(tuán)隊(duì)動(dòng)力是項(xiàng)目經(jīng)理可以而且應(yīng)該努力培養(yǎng)的東西。正如項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)所建議的那樣，“士氣低落會(huì)降低生產(chǎn)力，損害利益相關(guān)者的關(guān)系，并最終影響項(xiàng)目的產(chǎn)出和組織的底線。重要的是項(xiàng)目經(jīng)理必須迅速采取果斷的行動(dòng)來(lái)遏制士氣的下降。”這對(duì)于人們可能會(huì)在此過(guò)程中失去動(dòng)力的長(zhǎng)期或復(fù)雜項(xiàng)目尤其重要。你無(wú)法控制的外部因素，但如果你有一個(gè)強(qiáng)有力的計(jì)劃，你可以長(zhǎng)期遏制負(fù)面影響。
4、評(píng)估人才差距
最好在項(xiàng)目開始之前清楚地了解每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員能做什么和不能做什么，而不是在項(xiàng)目執(zhí)行階段意識(shí)到你需要額外的幫助。這可能需要合作者接受額外的教育。您甚至可能想舉辦團(tuán)隊(duì)研討會(huì)或聘請(qǐng)額外的自由職業(yè)者支持?，F(xiàn)在這樣做將使每個(gè)人都免于克服學(xué)習(xí)曲線和稍后交付匆忙的、低于標(biāo)準(zhǔn)的工作的麻煩。
5、建立反饋循環(huán)
在項(xiàng)目生命周期的每個(gè)階段，反饋都是必不可少的。但在項(xiàng)目執(zhí)行階段，它扮演著更重要的角色。分享團(tuán)隊(duì)成員取得的積極和建設(shè)性的成就有助于他們與期望保持一致，這樣他們就可以在項(xiàng)目繼續(xù)的過(guò)程中做更多(或更少)相同的事情。
二、項(xiàng)目管理軟件的策略指南
項(xiàng)目管理者要做很多必要的工作，如制定計(jì)劃、制定時(shí)間表、團(tuán)隊(duì)信息溝通、平衡團(tuán)隊(duì)中的分工等，清晰的時(shí)間表計(jì)劃，記錄掌握員工的KPI和OKR， 定義準(zhǔn)確的成員角色和團(tuán)隊(duì)任務(wù)，文檔管理，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通， 以上這些是通用的原則，但實(shí)際工作中還有很多具體的方法來(lái)平衡項(xiàng)目、高效協(xié)作。
1、計(jì)劃
每一個(gè)成功的項(xiàng)目背后都有一個(gè)能干的項(xiàng)目經(jīng)理，來(lái)制定計(jì)劃、統(tǒng)籌全局。而甘特圖是一種很好的創(chuàng)建時(shí)間表的方式，提供了項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度信息，可以觀察到各個(gè)成員的工作進(jìn)展等內(nèi)容。利用在泛普軟件中集成的甘特圖，不僅可以分配任務(wù)，還可以確定任務(wù)流程、制定任務(wù)基線，讓項(xiàng)目?jī)?nèi)容更加清晰。
2、追蹤
計(jì)劃制定完成后，項(xiàng)目的跟蹤和反饋就是接下來(lái)工作的核心了，實(shí)時(shí)的跟蹤和反饋，可以及時(shí)做出項(xiàng)目調(diào)整、解決潛在的問(wèn)題;利用泛普軟件中的時(shí)間表功能，可以準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目工時(shí)，并開具相應(yīng)的發(fā)票給客戶;并可以和歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，分析項(xiàng)目形勢(shì)，也可以利用內(nèi)置的任務(wù)報(bào)告功能及集成的泛普軟件，將項(xiàng)目信息以需要的方式整理呈現(xiàn)，來(lái)更好的做出決策。
3、協(xié)作
團(tuán)隊(duì)協(xié)作是激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力、完成精彩成果的必要內(nèi)容，成功的團(tuán)隊(duì)協(xié)作有三個(gè)要點(diǎn)：高效率的溝通、系統(tǒng)化的流程和好用的項(xiàng)目協(xié)作工具，項(xiàng)目協(xié)作工具相當(dāng)于一個(gè)工具包，涵蓋多種如文字通信、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、文檔分享等;但如果使用相應(yīng)的單個(gè)功能的軟件，會(huì)給團(tuán)隊(duì)的統(tǒng)一管理帶來(lái)不必要的麻煩。泛普軟件，可以利用內(nèi)置的豐富功能，滿足多種需求。
在線協(xié)同辦公不僅僅是一種解決遠(yuǎn)程辦公的方案，更是對(duì)提高項(xiàng)目效率和質(zhì)量的創(chuàng)新探索;讓項(xiàng)目進(jìn)展順利、員工工作合理而高效，都能在泛普軟件中實(shí)現(xiàn)。
