工時表是專業(yè)服務公司或其它項目型公司普遍使用的管理工具，可以有效幫助這些企業(yè)快速提高管理水平。然而，工時管理的實施卻是一個系統(tǒng)工程，必須采取正確的方法才能完成。如果實施方法不對，工時管理要么無法推行，給企業(yè)制造混亂，要么勉強落地，卻逐漸邊緣化，結(jié)果都無法實現(xiàn)其潛在價值。
泛普軟件總結(jié)出一套行之有效的實施方法，并通過本文分享給計劃實施工時管理的企業(yè)。工時管理的實施通常需要經(jīng)歷以下步驟，如果企業(yè)按照如下步驟展開實施活動，就可以把工時管理植入企業(yè)現(xiàn)有的管理制度，改善企業(yè)治理體系，實現(xiàn)工時管理的潛在價值。
一、工時管理的如何實施的方法
1、工時管理目標定義
在實施工時管理之前，企業(yè)決策人必須回答一個根本性的問題：工時管理的目標是什么?換句話說：需要通過工時管理解決什么問題?只有明確了工時管理的目的，才能有針對性地完成其它實施步驟。根據(jù)經(jīng)驗，工時管理目標按功能可以分為三類：考勤級的工時管理、部門級的工時管理、企業(yè)級的工時管理。
考勤類的工時管理最簡單，員工工時記錄的信息量比較少，通常按客戶記錄工作時間，僅僅用于統(tǒng)計員工的出勤情況，并據(jù)此計算員工工資、與客戶結(jié)算服務費。這類管理模式通常應用于保安服務、醫(yī)療服務、律師服務 、會計服務等專業(yè)服務公司。部門級的工時管理通常只應用于企業(yè)的項目部門或研發(fā)部門。
工時記錄用于統(tǒng)計項目部門或研發(fā)部門員工在特定項目上的時間成本，主要幫助財務管理人員核算相關(guān)項目的人工成本。這類管理摸式通常作為企業(yè)研發(fā)部門項目管理的補充，工時管理的意義比較局限。
2、工時管理制度配套
無論什么樣的工時管理目標，工時記錄的填報都是最重要的環(huán)節(jié)。然而，如果沒有相應的制度去約束或鼓勵員工，沒有人會主動、認真、及時地完成工時記錄的填報。 因此，在明確工時管理目標的同時，企業(yè)還必須制訂相應配套的管理制度，為員工填報和審批工時記錄提供制度依據(jù)，從而推動和鼓勵員工及時、認真的填報工時記錄。
此外，工時管理制度還應該規(guī)定如何使用員工工時記錄核算項目成本、計算員工工資、考核員工績效等。
3、工時管理軟件選型
在確定工時管理的目標之后，就可以據(jù)此選擇滿足需求的工時表或工時管理軟件，選擇什么樣的工時管理軟件完全取決于企業(yè)管理需求。企業(yè)管理軟件市場既有工具類的工時表軟件，僅提供工時記錄、審批、統(tǒng)計等功能，也有比較全面的、企業(yè)級的項目管理軟件，如諾明PSA管理系統(tǒng)，既包含工時管理功能，還包括項目財務核算、人力資源管理功能。
4、工時管理運行維護
工時管理軟件上線之后，還必須要有專人負責維護工時管理系統(tǒng)，一方面保障系統(tǒng)的正常運行，另一方面及時更新項目和員工信息，保證員工可以正常填報和審批工時記錄。最重要的是，在員工還沒有習慣填報工時記錄之前，還需要各級主管積極督促本部門員工及時填報工時記錄，并進行審批，保障工時記錄的及時性和準確性。
如果可以定期把工時統(tǒng)計的結(jié)果反饋到員工本人和相關(guān)主管，甚至根據(jù)工時統(tǒng)計結(jié)果對相關(guān)員工進行獎勵，那么員工填報工時的積極性將進一步加強。
企業(yè)級的工時管理通常應用于專業(yè)服務公司或其它項目型企業(yè)，所有員工都必須填報項目工時記錄，工時記錄內(nèi)容廣泛，不僅包含特定項目任務的工作時間，還包含工作情況簡要。工時記錄不僅用來精細化核算項目成本和利潤， 還用來計算員工個人、業(yè)務部門在一定期間創(chuàng)造的價值，客觀考核員工、部門的績效。
