如何搭建企業(yè)“互聯網辦公室”

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  重回懸崖

   陳言從老板那兒灰頭土臉地離開，回到自己的辦公室，仍是愁眉不展。

  陳言是公司IT信息部的主管，為公司信息化建設立下了汗馬功勞。他見證了公司的信息化建設從無到有，在幾年間迅速成長為行業(yè)內標桿企業(yè)的過程。可是，在如何滿足員工信息共享、商務溝通和辦公協同方面的需求上，卻總有些力不從心的感覺。

   與信息化建設的循序漸進和節(jié)節(jié)勝利不同，公司在面對員工內外溝通和協作上的經歷卻并不那么順利。從最初QQ+MSN+飛信的無序狀態(tài)，到后來的強行屏蔽和嚴格管控、再到花重金購置EIM軟件和架設專用服務器，最后又重新回到混亂失控的局面。

   直到前些天，因為個人即時通訊軟件的安全漏洞而引發(fā)的局域網癱瘓，終于讓老板痛下決心——在公司不準使用QQ和MSN這樣的個人即時通訊軟件，不管有用沒用，一律屏蔽!

   老板的怒發(fā)沖冠直接導致了員工的怨聲載道，腹背受敵的局面讓陳言感到似乎又回到了當初的困境，就好像努力跋涉了很久、走了很多彎路，最后又重新繞回了最初的懸崖邊上。

   這其中的酸甜苦辣只有陳言最清楚。

   公司里有很多業(yè)務人員都需要隨時跟客戶保持聯系，總部與分公司之間也經常需要相互溝通。最開始員工只是自發(fā)地利用各自熟悉的個人即時通訊軟件來保持聯系，不但比郵件往來效率更高，公司也節(jié)省了不少電話和傳真的開支，老板對此當然是樂見其成。

   但是，因為內部缺乏統一的管理和維護，員工升級和打補丁往往不及時，加之個人即時通訊軟件本身存在的安全漏洞等問題，給IT信息部日常維護工作增加了不少麻煩。此外，個人即時通訊的服務器不穩(wěn)定，經常會出現頻繁掉線、傳輸速度慢等現象，導致溝通不暢的問題常常出現。

   后來，隨著個人即時通訊所附帶的娛樂功能越來越多，交友、游戲、股票等開始占用員工大量工作時間，老板的臉色也因此越來越不好看。

   老板臉色不好的直接結果就是陳言必須想出各種手段，限制員工使用個人即時通訊軟件中的娛樂功能。

   陳言確實想了不少辦法，比如只給特定員工開通外網權限、屏蔽娛樂網站、累計上網流量等被員工深惡痛絕的手段。這些手段在引起員工不滿的同時，卻沒有取得預期的效果，沒有權限的員工，總有自己的辦法繞過陳言的監(jiān)管。

   老板的耐性在員工上班時間“偷菜”的行為愈演愈烈時，徹底崩潰了。他責令陳言限期整改，務必讓辦公室“清靜”下來!

   陳言提出的方案是用EIM軟件代替娛樂色彩濃厚的個人即時通訊軟件。他選擇用騰訊通RTX，作為企業(yè)內部的即時通訊軟件。

   從老板的角度看，QQ和MSN這種個人即時通訊軟件為了增強用戶的黏性，往往提供五花八門的娛樂和游戲功能。在辦公室里，不但員工的正常工作經常被頻繁跳出的新聞彈窗打斷，類似設好鬧鐘準點兒“偷菜”的情形也屢禁不止，也難怪老板要抓狂。 其實，有關在企業(yè)和組織內部使用個人即時通訊軟件的現狀一直有頗多爭議。而個人即時通訊存在的先天不足和娛樂色彩過濃也讓一些企業(yè)對其又愛又恨。如放任自流，不但員工的工作效率降低，對內部的網絡安全也是個威脅;如完全屏蔽，畢竟它們除了娛樂功能，還有很多實用功能是企業(yè)需要的，因噎廢食不是長久之計。 陳言同樣是在經歷了對個人即時通訊放任、嚴控、松懈、重新嚴防死守這樣的循環(huán)之后，才選擇了EIM軟件，可惜效果卻并不理想。首先購買成本很高，而且還有部署專業(yè)服務、優(yōu)化局域網。還經常因為不同電腦環(huán)境需要調試維護，大大增加了部門技術人員的工作量，最重要的是，在廣域網上無法互聯互通，只能作為內部交流用。 這讓他陷入苦思，到底有什么工具能兼具這兩方面的長處，既有適合企業(yè)溝通的辦公特性和組織特性，又有個人即時通訊軟件的免費特性和互聯互通特性?