項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載五)

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    信息分發(fā)

    許多公司都面臨的一個普遍問題是如何確保關鍵信息（例如：KPI和CSF）在公司內部為人所知。信息共享的一種方式是通過以局域網為依托的經驗教訓數據庫實現。然而，更好的一種方法是在每個項目完成之后由項目辦公室牽頭準備經驗教訓案例分析。這些案例分析可以用作未來培訓的資料并以局域網為依托實現共享。

    在此可以舉例說明。一個公司執(zhí)行的一個項目十分成功。在項目結束之后，項目團隊向管理層作了總結匯報。公司在項目中使用的多個制造工藝取得了重大突破，高層管理層希望確保這些新知識也能夠被所有其他部門借用。

    當時決定解散項目團隊并將人員重新分配到組織的各個部門。6個月之后，發(fā)現原上述團隊成員向其它部門傳授的知識微乎其微。最后，又將這些人員匯集在一起，要求他們起草一份經驗教訓案例分析，以便用于項目管理培訓課程。

    雖然這種方法十分有效，但是，也會存在不利的后果，會使該方法很難執(zhí)行。另外一個公司也采用了必須準備經驗教訓案例分析的方法。雖然它們執(zhí)行的一個項目最終結果很成功，但是在項目執(zhí)行期間由于缺乏風險管理知識和決策不力，犯了幾個嚴重錯誤。在項目辦公室準備案例分析資料時，考慮到經驗教訓案例分析內不僅僅要包括成功因素而且也要包括失敗因素，所以案例分析內包括了所有信息。

    雖然已經采取措施隱瞞了出錯人員的名字，但是，企業(yè)內部每個人都知道誰在項目上工作過，并且最終還是掌握了出錯人員是誰。參與項目的幾名員工針對這些信息的披露向高層管理層提出了投訴。之后，企業(yè)從培訓課程中取消了這個案例分析的內容。在吸取教訓的同時又能保護相關人員不受攻擊，這需要一個企業(yè)具有強有力的企業(yè)文化。項目辦公室執(zhí)行此項職責的風險水平為中等至高風險水平。

    指導

    項目管理指導工作是一項關鍵的項目辦公室活動。多數人似乎都認為項目管理的最好培訓方法是通過在職培訓。其中一種方法是安排一個沒有經驗的項目經理在經驗豐富的項目經理的直接指導下工作（特別是在大型項目上）。如果公司的大型項目不是很多，這種方法可能會使公司付出很大的代價。

    更好的一種方法是由項目辦公室承擔指導的角色：直接或間接對項目辦公室負責（或與項目辦公室存在實線或虛線匯報關系）的經驗豐富的項目經理可以向經驗欠缺的項目經理提供指導和建議。這種方法有三個主要優(yōu)點：首先，項目經理的行政上司可能不具備必要的項目管理知識或經驗，無法在項目經理遇到困難時提供幫助。其二，項目經理可能因為擔心報復而不愿意與其上司討論一些問題?？紤]到項目辦公室可能也負責保存經驗教訓文檔，項目指導可以為缺乏經驗的項目經理提供一些預警指標或信號。

    指導可以以全職方式進行或按需進行，后者是優(yōu)選的做法。全職指導似乎是一個好方法，而其中存在指導導師最終成為實際項目管理者的風險。項目管理辦公室負責指導工作的風險水平為低風險水平。

    標準和模板文件的制定

    任何項目辦公室的關鍵工作內容中都包括制定項目管理標準這一項。標準制定后，可以成為通用語言而能夠促進團隊協作。但是，因為無法制定涵蓋所有項目的所有各種不同情況的政策或程序，所以制定過多的政策或程序形式的標準會是一種錯誤。另外，制定嚴格的政策和程序標準所需要的人力、成本投入和時間投入將會由于項目辦公室人數問題而無法執(zhí)行。

    表格和核查清單可以以模板文件的形式編制，以便在多個項目上使用。應該量體裁衣，針對具體組織訂制模板文件，而不要拷貝其它組織的模板，因為其它組織可能并不具有類似的文化或執(zhí)行類似的項目。在組織完成幾個項目之后，無論項目成功與否，都應該準備可以循環(huán)利用的模板文件，因為此時可以基于通過前幾個項目所掌握的經驗教訓對模板文件進行進一步開發(fā)和改進。

    用模板文件取代更加正式化的標準存在一種危險：首先，因為模板文件是服務于公眾的一種指導文件，可能無法滿足具體項目的需求；其次，其中存在的一種風險是，模板文件的一些使用者，特別是缺乏經驗的項目經理，可能會簡單的拿來使用（認為白紙黑字寫出來的就是要求執(zhí)行的），而不考慮模板文件根本不適合所執(zhí)行的項目這一事實。

    提供模板文件的目的并不是告訴團隊如何工作，而是為項目經理和他（她）的團隊成員提供一個基礎，在此之上，他們可以展開自己的項目啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾過程。模板文件應該能夠促發(fā)人們的思維，激發(fā)人們考慮需要做什么工作，或想出如何執(zhí)行工作的一些點子。通常，模板文件和標準里面的內容量遠遠超出多數項目經理的需求。但是，應該將模板文件和標準視為是保持一切都簡單的關鍵所在，項目經理應該能夠通過關注關鍵領域根據項目的具體需求對模板文件和標準進行調整。

    應該按需要對模板文件和標準進行更新。因為項目辦公室很可能也負責保存經驗教訓文檔以及負責項目完成之后的事后分析，所以由項目辦公室審核這些數據并從中尋找能夠推動模板文件改進的一些關鍵績效指標這樣的安排是再合適不過了。標準和模板文件制定工作可以被視為是一項低風險的活動。

    項目管理參照基準的設定

    分配給項目辦公室執(zhí)行的活動中，最難也最有趣的工作可能就是參照基準的設定了。如同指導一樣，參照基準的設定也需要經驗豐富的項目經理的參予。負責這項工作的人必須知道應該尋找什么內容、提問什么問題、如何評估獲得的數據以及提出什么建議（而且需要具有識別與公司匹配與否的能力）。

    參照基準的設定與項目管理戰(zhàn)略規(guī)劃直接相關，而且會對公司的盈利情況產生明顯的影響（這取決于執(zhí)行的速度）。最近幾年，企業(yè)發(fā)現也可以與不從事同一行業(yè)的企業(yè)進行參照基準比較。例如：一家大型公司的航空部門使用項目管理已經30多年。在90年代初期，該公司進行過參照基準研究工作，但當時只是與航空行業(yè)的其它公司進行比較。通過比較，該公司認為自己與航空領域的其它競爭對手不相上下，因而開始有些洋洋自得，居功自傲。在90年代晚期，該公司開始以本行業(yè)之外的一些公司，特別是電信、計算機、電子和娛樂行業(yè)作為參照對象進行參照基準的設定。這些行業(yè)的許多公司采用項目管理還不到5年時間，而在這短短的不到5年的時間內所取得的項目管理績效卻超過了航空公司的績效?，F在，這家航空公司以所有行業(yè)為參照對象進行基準設定。

    在不久的將來，為參照基準設定之目的，多數公司很可能使用項目辦公室網絡關系。這種網絡關系可以跨越行業(yè)和不同的地理位置。另外，競爭對手之間分享項目管理知識也會變得很平常。但是，現在，似乎項目管理基準設定的多數工作都是專門從事基準設定的公司執(zhí)行的。這些組織提供收費服務并為會員企業(yè)舉辦研討會，與大家分享項目管理的最好實踐做法。另外，他們也提供數據庫服務，據此，一個企業(yè)可以與其它企業(yè)、行業(yè)、或與其它規(guī)?；蛐问降捻椖窟M行比較。

    有些企業(yè)對基準設定存在很強的抵制。他們提出的一些理由包括：
    • 基準設定不適用于本企業(yè)或行業(yè)；
    • 不是在這兒發(fā)明的；
    • 我們現在做的就很好，因此不需要。
    鑒于所有這些疑慮以及對可能提議的變動的擔心，基準設定是一項高風險活動。

    可行性研究的制定

    項目辦公室支持企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的最佳方式之一就是成為可行性研究方面的專家。更具體的說，這包括可行性研究和成本效益分析方面的特長。項目管理知識體系指南（PMBOK）“范圍管理”這一章中說明范圍啟動程序的一項輸出是識別／任命項目經理。這在可行性研究之后。對于在可行性研究完成之后任命項目經理，有很多有說服力的支持論據：

    • 項目經理可能對可行性研究并不能作出任何貢獻；
    • 項目可能得不到批準或得不到資金，讓項目經理過早加入項目，可能只會增加成本；
    • 項目定義還不十分明確，不足以確定誰最適合擔任項目經理的角色。

    雖然這些理由似乎都有理有據，但這里存在一個更嚴重的問題，即：最終任命的項目經理可能對可行性研究過程中考慮的假設條件、約束條件和替代方案了解的并不充分。如果認為由完全脫離可行性研究過程的人準備的項目章程會包括所有必須的假設條件、約束條件和替代方案，那簡直是異想天開。

    項目管理的箴言之一是項目經理任命的越早，計劃編制就會越好，對項目的決心也就會越大。企業(yè)會爭辯，并認為在可行性研究階段，項目經理的貢獻有限。持這種態(tài)度的原因是，項目經理從來沒有接受過如何進行可行性研究和成本效益分析的培訓。在培訓市場，這種課程幾乎就不存在。

    可行性研究通常會給出一個高度優(yōu)化的方案，而很少顧及進度和／或預算。 之后，項目經理將肩負著接受可行性研究過程中作出的假設條件的壓力。如果項目沒有滿足可行性研究內的預期，所有錯誤都會歸咎于項目經理。

    項目辦公室必須形成在可行性研究和成本效益分析方面的特長。而且，這方面的特長對模板文件、表格和檢查清單的制定會起到很大的幫助作用。這樣，項目辦公室就可以成為營銷部門的左膀右臂，幫助他們向客戶作出更加切合實際的承諾，并協助獲得更多的銷售額。將來，項目辦公室很可能會成為企業(yè)的可行性研究和成本效益分析專家，最終可以針對這一課題對企業(yè)進行有針對性的培訓。對于通常負責這些工作的營銷部門而言，他們會認為這樣做風險水平很高。

HAROLD KERZNER，美國俄亥俄州Baldwin-Wallace大學