泛普軟件的協同oa辦公系統思想主要體現為三大方面

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　　1.1.1 泛普軟件對協同管理的理解

　　n 泛普軟件協同管理思想

　　泛普軟件的協同oa辦公系統思想主要體現為三大方面：

　　“信息網狀思想”：建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境，無論信息的來源、結構是什么，都可以得到統一的管理;同時協同平臺為這些信息節(jié)點之間提供了立體化的“網狀”關聯通道，從任何一個信息節(jié)點都可以到達任意的相關信息節(jié)點，極大的方便獲取完整的、真實的信息。

　　“業(yè)務關聯思想”：提供對各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合的方案，使得協同平臺可以面向整個業(yè)務過程來進行管理。表面上看在協同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業(yè)務環(huán)節(jié)的要求，但隨之這個應用可以自動啟動其他的關聯應用，并完成相關數據的更新，使得用戶無需在不同應用平臺之間切換便可以完成對業(yè)務鏈的管理。

　　“隨需而應思想”：將內部的“人”、“財”、“物”、“信息”和“流程”進行充分的整合。在協同管理平臺中，這些資源可以實現各種關聯，由于某個目的觸發(fā)一個應用的時候，相關的資源可以隨之被調動并被自動加入統一管理和協同工作的環(huán)境中，從而進行緊密的協調和運作。

　　總結而言，在協同管理平臺中，可以更有效的對各種分散存在或被分隔的資源進行整合，并讓它們在統一管理和調配下進行優(yōu)化，從而發(fā)揮這些資源最大的價值。

　　n 泛普軟件協同OA辦公系統管理的三大應用特性

　　門戶以及協同管理具有信息協同、應用協同、訪問統一及個性化的特點：

　　(1). 信息協同

　　對于XX財政局來說，人員、流程的數據系統等逐步引入，如果每一個信息系統都是孤立的，這樣就使信息協同出現了很多新的問題，例如信息膨脹、信息孤島、信息非結構化等。因此，在設計產品的時候需要考慮協同的信息管理。

　　而泛普軟件的解決方案則解決了上述問題，它采用中央數據庫管理各類信息，數據可以通過任何與其相關的應用更新或被提取。從應用層面上來看，它將所有的信息進行全面的整合，信息與信息之間無阻礙鏈接，用戶可以從信息歸結的友好界面入口，進行大范圍和深度的信息提取，而完全無需在不同的數據庫和應用平臺之間切換。從管理層面上看，它基于資源網狀管理體系的思想，從任何一個信息點都可以非常方便地提取出所有與其相關的信息，所有的信息和應用都是多維的、立體化的，強相關聯的。所以XX財政局所有的知識和應用在系統中都不是孤立，而是強相關聯的，用戶可以通過某個知識信息點到達與其相關的任意一個知識信息點或提取整張知識信息網，而無論其來源、結構和存儲方式。如下圖示：協同矩陣模型：

　　(2). 應用協同

　　泛普軟件為XX財政局門戶以及協同管理的系統將實現業(yè)務管理上的協同，從應用的層面看，它以跨部門以及內部與外部的工作流程帶動知識信息流、業(yè)務數據流等在內外的無障礙流動，并完成相關數據庫的更新。對于系統本身，任何一個模塊都可以看作是系統應用層面上的核心，其他所有的模塊都圍繞它工作，共同完成它所要求的相關應用。從管理的層面上看，由于它基于資源協同的思想設計，實現的是“以點帶面”和“協同運作”，任何一個因素的變化都會在系統中的相關點反應出來，并通過協同平臺提供給各部門、以及外部資源，從而使業(yè)務過程達到高效、協作的目的。因而用戶只需要在統一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數據庫和應用系統之間切換。

　　(3). 訪問統一及個性化

　　泛普軟件以信息門戶的形式，提供給XX財政局一個集成了內、外部的信息、資源和應用的“窗口”，使內部辦公人員、公眾能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的個性化信息，以及個性化的應用，從而實現信息的高度集成和業(yè)務的快速響應。

　　它滿足不同用戶群的需求，用戶群可以分級別、分權限，從任何地方、任何時間進入系統。通過信息門戶給予其進入網絡的權限，內部人員可以查看工作計劃和實施情況，跟蹤客戶和供應商情況、流程處理情況、文件資料傳輸情況等信息狀態(tài);各級領導可以不同視角查看組織，管理人力資源，分析各類工作績效，及時發(fā)現問題所在。

　　1.1.2 總體解決方案概述

　　根據XX財政局單位的需求，泛普軟件提供出的整體解決方案如下圖：

　　整個系統以組織用戶和工作流程為基礎應用模塊。組織用戶主要是對組織機構、人事結構、角色、權限的維護，從而作為用戶在系統中進行信息讀取和應用操作，以及整個工作流程定義的基礎;工作流程管理主要根據用戶的實際情況設定各種工作流程，同時作為獨立的引擎承載信息到各個功能模塊，保證信息的協同性和關聯性。組織用戶和工作流程的高度可定義性保證了整個協同政務辦公平臺的靈活性。

　　同時，基于此協同政務辦公平臺，為XX財政局打造單位內部(包括員工與員工之間、部門內部、部門與部門之間)的應用協同、與外部單位之間的應用協同，便于XX財政局涉及到的價值鏈的每部分都可以充分享用相應的資源：

　　應用泛普軟件解決方案，以及功能強大的協同辦公系統---泛普OA系統 OA辦公系統，總體上為按照XX財政局的實際需求為導向，以應用促進信息化建設，吸收當今先進的管理系統應用經驗，進行統一規(guī)劃，分階段實施，穩(wěn)步建設，有效保護并擴展系統的投資。在此解決方案中主要為XX財政局實現以下目標：

　　1. 利用泛普OA系統 OA辦公系統進行公文管理，實現無紙化辦公

　　公文自動流轉，節(jié)省時間、提高效率、減少人為失誤;方便地查詢流程執(zhí)行情況，以及流程的責任人、相關文檔等信息;根據執(zhí)行狀態(tài)，自動進行下一步操作及決定工作的執(zhí)行者。實現無紙化辦公，單位中的所有文檔進行集中的電子化管理，包括檔案、財務文檔、工程文件、技術文檔、報告、合同等;

　　l 實現辦公流程規(guī)范化，包括公文文件流轉、報告的審批流程、通知公告、人事任免流程、年(月)度計劃報批流程等，通過辦公自動化系統實現自動運轉;

　　l 內部文件流轉自動化，可根據文檔的不同狀態(tài)自動進行下步操作，并決定誰是相關責任人;

　　l 實現工作的執(zhí)行透明化，任務執(zhí)行狀態(tài)查詢方便，實現管理者與員工之間的互動;實現組織內部的協同工作;

　　l 個人工作的有效組織，便于領導有效組織部門計劃;

　　l 會議全過程管理：會議建立，召集，議程管理，會議結束等;

　　2. 構建統一的內外協同的政務信息門戶：

　　構建一個內部部信息門戶網站，建立統一的信息入口，為用戶提供一個服務平臺。

　　l 構建個性化的政務門戶、公文門戶、部門門戶、個人門戶、領導門戶、關聯單位門戶、黨工會門戶等，實現相關信息快速主動推送到所需要的人員上。

　　l 通過不同門戶的管理，外部資源可以在信息門戶中查看最新的資料，并與單位內部人員即時溝通。通過不同門戶，針對不同服務對象將信息進行分門戶個性化管理：對普通員工來說，可以及時為他們提供與工作相關的信息，為其日常辦公提供一個高效協同的工作平臺;對部門領導來說，可以提供部門的相關信息，并可實時收集客戶的意見和建議，及時反饋。

　　3. 有效地組織和管理職員及其工作

　　在系統中為每個職員建立信息檔案，需要時可快速地了解相關職員的信息;您可以確切地知道您的每一個職員的特點、專長、工作業(yè)績等;深入了解到每個職員所進行的工作，所完成的工作以及完成情況;根據需要在系統中為相關員工分配和去除權限和工作職責，增強組織的柔性;根據業(yè)務需要以及職員的工作安排情況，將他們組織到不同的任務中;總之，實現領導與職員、職員之間的互動。建立XX財政局的組織架構，方便管理層對整個單位的掌控并提供一定的決策支持;

　　l 人事公告、通知和發(fā)文的發(fā)布平臺;

　　l 建立職員卡片，職員資料集中管理，查詢方便;

　　l 任務的下達、執(zhí)行自動化，提高工作效率;

　　l 勞資、培訓、黨務等的管理流程化、規(guī)范化;

　　l 工會、婦女、員工關懷的建設和運行;

　　4. 建立流程審批管理平臺

　　自定義工作流引擎：通過IT技術，基于先進的工作流引擎，實現管理的規(guī)范化、標準化和高效化，通過流程的建立和規(guī)范，通過系統的流程數據分析，最終達到優(yōu)化流程。通過流程優(yōu)化，減少XX財政局辦公業(yè)務中的非增值活動、等待時間、重復和協調的工作量，在解決協同工作和信息共享的同時，實現在線業(yè)務流轉和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價值;基于今后全局工作流應用推廣的需要，需要從安全和部署方面能滿足XX財政局今后需求擴展的要求，做到行業(yè)領先。

　　5. 建立文檔管理和共享體系

　　有關的所有內部資料信息需要時可快速查詢相關信息，再不會發(fā)生信息丟失的現象;實時地了解到單位內外所發(fā)生的任何事情;知識、經驗記錄在系統中，避免單位的知識流失;方便地追蹤相關文檔的狀態(tài)、責任人等信息，提高管理效率。將現有電子郵件系統整合到系統當中。

　　實現對單位范圍內的文檔進行統一管理、按照權限共享的同時，促進文檔在單位范圍內的利用、創(chuàng)新和信息發(fā)布，從而促進單位范圍內資源的整合。

　　l 將單位的所有文檔進行結構化 的存儲，并提供各種途徑的查詢功能;

　　l 建立統一的文檔庫，并且將管理權限細化到不同類別的資料文檔;

　　l 分門戶、分權限、個性化管理機構內部所有文檔;

　　l 建立內部信息發(fā)布體系，使得新聞公告、人事任免、重大規(guī)章制度調整等做到及時有效的傳達給單位所有相關職員;

　　6. 綜合事務辦公平臺

　　實現單位范圍內的行政辦公流程(如：公文管理平臺、行政審批類通知公告、信息、文件審批發(fā)布)、代辦事宜的動態(tài)管理等。

　　7. 系統權限管理基礎架構

　　系統權限管理：作為一個集團，不同的級別的領導需要有不同的系統信息進行相關權限文檔的支撐和信息數據管理，實現個性化的信息需求。XX財政局的一般員工可以通過權限控制只能了解與自己相關的信息,部門領導通過權限控制了解到的是整個部門所有員工的信息,單位決策層通過權限的控制了解到的不僅是整體業(yè)務的信息,還包括研發(fā),人事行政,財務等.系統通過一般用戶輸入的信息源,按照系統的權限,自動統計相關的信息,將數據進行匯總以報表的形式分別呈現給不同權限和角色的人,從而使單位不同權限的管理層對單位當前的現狀快速作出基于客觀事實的反應,滿足不同權限的人對信息個性化的需求.同時作為系統維護而言，系統管理員可以通過授權給相應的子系統管理員和相應的模塊管理管理員，由他們來維護各自組織架構里面的功能需求，系統管理員只要維護單位與下屬機構的流程就可以。

　　系統分級管理：

　　針對單位多級、多層、多地辦公的特征，系統今后擴展要求能做到分級系統管理員、流程分權、知識文檔分權、門戶分權、崗位角色分權、報表分權管理。