多途徑多方法對檔案進行管理

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　　檔案的重要作用早已經被大家所熟知，檔案管理也被越來越多的人所重視。在社會信息化過程中，想要管理好檔案，就必須通過多途徑的方法對檔案進行管理。

　　1、檔案信息征集、整理編目與資源整合

　　檔案管理機構能夠對不同檔案資料源提供不同的征集途徑與方法是數字檔案管理的主要功能之一。資料管理軟件通過一整套數據標準和數據交換標準，利用數據轉換與整合功能，實現(xiàn)對檔案管理機構內部分散的公文流轉系統(tǒng)、電子審批系統(tǒng)、會議管理、文檔管理、外部移交信息資源、報送系統(tǒng)、檔案綜合管理系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)數據的全面整合，打破檔案信息資源的條塊分割的局面，把分散在不同區(qū)域、不同載體、不同格式上的“信息孤島”整合為一個統(tǒng)一體，交由非結構化海量全文數據庫群統(tǒng)一管理。

　　對于通過不同途徑征集來的檔案資料的格式與資源整合以及規(guī)范化的編目，系統(tǒng)提供統(tǒng)一的格式轉換與標引系統(tǒng)工具，該系統(tǒng)具備數據采集、類目設置、分類排序、數據自動校驗、目錄生成、數據統(tǒng)計等基本功能，并能根據用戶需要增設主題詞(或關鍵詞)及分類號的標引功能;用戶可以根據實際需要自行設置實體分類方案，并能滿足按照標準的檔案分類類目進行分類和自動排序等。

　　2、數字化加工

　　目前，檔案管理機構的管理對象還是以紙介質形式存的檔案資料為主，如何在短時間內將大量的檔案信息資源進行數字化加工與處理就成為數字檔案管理的關鍵所在。這樣可以實現(xiàn)對檔案資料進行基于內容的全文檢索，這是傳統(tǒng)的基于著錄字段的檢索所不能達到的。

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發(fā)布：2007-04-15 11:33 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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