企業(yè)如何提高免費固定資產軟件與檔案管理的效率

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 　　企業(yè)如何提高固定資產軟件免費版與檔案管理的效率

　　1、固定資產軟件免費版與檔案管理兩者要相互補充，互為保障。在新的固定資產經濟形式下，企業(yè)中檔案管理人員普遍存在著對固定資產軟件免費版的認識不夠充分的問題。由于對《中華人民共和國檔案法》第七條：“……組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導”的偏面理解，導致檔案管理人員重保管，輕利用，認為只要檔案材料不丟就行了。這就使得檔案管理人員形成不了固定資產軟件免費版的意識，不會主動地開發(fā)檔案信息資源，也不會達到有效地管理檔案信息資源的目的。檔案信息資源管理包含兩方面的含義，即檔案實體管理和檔案信息管理。根據檔案信息資源管理的內容，企業(yè)檔案管理人員要充分認識到這一點，在保管好檔案實體的同時，要努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的各項活動服務。而從組織管理方面來考慮，由于企業(yè)決策人員沒有見到檔案管理的顯著成果，但是固定資產軟件免費版在企業(yè)界中日益受到重視且其能產生立竿見影的效益。因此，在企業(yè)中出現了重固定資產軟件免費版，輕檔案管理的不正常的現象。于是，重硬件的投入，而輕資源的開發(fā)和利用，一味地迷信高科技的信息技術，卻不把高科技的信息技術與已有的各類信息結合起來。

　　為了避免這種尷尬的局面產生，檔案管理部門要積極參與到固定資產軟件免費版中去。檔案管理部門一方面可以從已保存的檔案材料中發(fā)掘出有用的信息，另一方面，檔案管理人員要扮演固定資產軟件免費版人員的角色，走出檔案館(室)，從市場、商品發(fā)布會、展銷會或是互聯(lián)網以及其它文獻，像產品目錄、會議文集中了解相關信息;而固定資產軟件免費版的策略也要由生產導向型轉向顧客導向型，防止由于盲目開發(fā)所帶來的高成本、低利用率以及信息污染等現象，無論是開發(fā)還是利用，固定資產軟件免費版的每個環(huán)節(jié)都要受到管理思想、管理行為的影響和制約。例如，摩托羅拉公司就從“組織內外” 獲取固定資產，所謂“組織內外”是指固定資產的來源不只局限于組織內部的員工，還涵蓋組織外的顧客、供應商和競爭者等合作伙伴。摩托羅拉公司設立的企業(yè)大學聘請許多專業(yè)領域的博士、專家進行課程設計，讓顧客及供應商參與并實施標竿學習(Benchmarking)，建立專業(yè)固定資產分享渠道，賦予企業(yè)固定資產更豐富的意義，使企業(yè)檔案與員工固定資產成為企業(yè)的活力之源。另外，固定資產軟件免費版與檔案管理要對收集來的各類信息進行分類加工、編纂成冊，使分散的信息系統(tǒng)化，為提高企業(yè)生產效率提供動力，為企業(yè)領導的決策提供切實可靠的競爭情報。除此，還要提倡固定資產軟件免費版人才檔案化，檔案管理人才固定資產化。檔案管理人才要培養(yǎng)自身的科技的能力和尊重固定資產的素質，使檔案管理人才的固定資產結構趨于完整，成為固定資產型管理人才。而作為固定資產軟件免費版人才，要增強檔案意識，積極開發(fā)各類信息資源，借鑒檔案管理的法律、法規(guī)，制定適當的固定資產軟件免費版制度，使固定資產軟件免費版更加規(guī)范、標準。只有固定資產軟件免費版與檔案管理人員能休戚與共，相互補充，互為保障，才能真正為企業(yè)的繁榮服務。

　　2、固定資產軟件免費版與檔案管理要及時轉化，實現信息資源共享。固定資產軟件免費版強化企業(yè)隱性固定資產和顯性固定資產的保護與管理，檔案管理是固定資產軟件免費版的深化，其強化的是企業(yè)顯性固定資產的管理。在固定資產經濟時代，檔案的收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用工作將發(fā)生革命性的變化，檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“數字化、網絡化”為主。檔案管理的模式、應用技術、儲存手段等將會借鑒固定資產軟件免費版的優(yōu)點，使檔案管理能及時高效地傳遞固定資產軟件免費版所需要的信息。一個企業(yè)的固定資產軟件免費版與檔案管理的水平高低關鍵看其管理結果——信息的利用效率。

　　所以，固定資產軟件免費版與檔案管理人員要對獲得的企業(yè)內外的信息定期進行交流。通過交流，檔案管理人員可以及時了解信息需求，推動檔案管理開發(fā)檔案資源，真正實現“開發(fā)信息資源，服務四化建設”;固定資產軟件免費版人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術支持，使檔案資源的開發(fā)更加高效快捷安全。如可以通過建網設區(qū)，即建立局域網，設立討論區(qū)，使固定資產軟件免費版與檔案管理的成果及時轉化得到應用。另外，企業(yè)必須知道，固定資產軟件免費版與檔案管理不是簡單的進行電子化、網絡化。在新的固定資產經濟形勢下，只有使固定資產軟件免費版與檔案管理的對象快速轉化企業(yè)的競爭優(yōu)勢，這樣企業(yè)才能去蕪存菁，才能讓企業(yè)儲備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機遇和挑戰(zhàn)。

　　但是，企業(yè)如果不能使已經取得的信息加以共享，企業(yè)的固定資產軟件免費版與檔案管理仍然不能取得成功，其成果也會如同垃圾桶中的垃圾一樣越多越糟。如何使企業(yè)的信息共享?也必將成為企業(yè)要思考的重要問題。“科技因固定資產而生，固定資產因科技而貴”，信息的共享一方面要求具有相應的物質基礎，即共享通道，并在此基礎上，收集、加工、制定固定資產和檔案目錄。向信息資源共享用戶提供目錄服務，使目錄在發(fā)揮信息資源中心作用的同時，又起到組織和管理中心的作用，有條件地打破地區(qū)和專業(yè)的界限，實行橫向聯(lián)合和縱向溝通，實現信息資源共享。例如，摩托羅拉公司規(guī)定外出培訓或研習人員必須通過部門會議或研討會的方式，報告并分享所學得的技術與固定資產。另外，為方便學習與討論，提升企業(yè)成員獲取固定資產的效率，還在公司的局域網上開設公共區(qū)網絡界面，讓所有成員隨時擷取與搜尋企業(yè)共享固定資產。值得注意的是，在實現信息資源共享的同時，要確保檔案資源的機密性，以防不必要的損失。

　　另一方面，人的主觀因素也是制約信息共享的一個關鍵。從現有的企業(yè)情況來看，企業(yè)基本上已具備了物質基礎，如配備了電腦、建立了局域網等，只要想接入互聯(lián)網，一根電話線就可以了，因此，共享通道的客觀條件已經具備。而對于主觀因素，還存在以下幾個方面的問題：一是，大部分檔案管理人員的固定資產結構老化，不懂現代化信息處理技術;二是缺乏開發(fā)檔案資源的意愿，循規(guī)蹈矩，因循守舊;三是與固定資產軟件免費版人員缺少溝通，缺乏信任，并發(fā)生人腦與電腦爭事做的情況。如何培養(yǎng)、激勵和善用固定資產工作者的創(chuàng)造力是企業(yè)最大的課題。摩托羅拉公司一些做法值得其它企業(yè)借鑒，如該公司提倡員工不斷提高自身業(yè)務水平，實現固定資產共享，鼓勵各階層員工開展IR(I Recommend)提案活動，并激勵工程人員創(chuàng)新和申請工程專利，凡是申請通過者均由總部公開表揚并輔以巨額的獎金鼓勵。