高校學生類檔案管理的現(xiàn)狀與對策
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上海市松江區(qū)檔案局范田華撰文指出，檔案網(wǎng)站建設已成為近年來各級各類檔案部門重點工作之一，這是檔案事業(yè)為適應社會政治經濟需要，面向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化發(fā)展的必經之路。隨著各級檔案部門網(wǎng)站建設的快速發(fā)展，檔案網(wǎng)站已成為檔案部門展示形象、宣傳檔案工作、服務社會大眾、提高社會檔案意識等公共服務職能的窗口。在高速發(fā)展的信息社會，檔案信息網(wǎng)站的社會影響力愈加突出。檔案信息化建設是“十二五”期間本市檔案事業(yè)發(fā)展的一項戰(zhàn)略任務，檔案網(wǎng)站建設是這項任務的重要內容之一。
隨著信息技術的發(fā)展、用戶需求的變化，檔案信息網(wǎng)站也要不斷進行調整，這將有利于更加突出重點，突出檔案網(wǎng)站的專業(yè)性與服務性。為此，建議進一步加強以下幾個方面的工作：
一、進一步加快網(wǎng)站信息量建設
一是拓寬網(wǎng)站信息的來源。沒有豐富信息資源的網(wǎng)站好比無米之炊、無源之水。作為檔案網(wǎng)站建設者應大量充實網(wǎng)站內容，讓檔案網(wǎng)站成為檔案專業(yè)人士的資料庫、社會公眾的網(wǎng)上檔案館。為此，要及時將記錄本地重大活動、重大事件、重要會議的新聞信息，征集到的民間珍貴檔案信息編輯上網(wǎng)，滿足公眾需求。
二是加快檔案數(shù)字化和檔案開放的速度。應加快檔案數(shù)字化的進程，充分利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將已有的傳統(tǒng)介質檔案和已歸檔的電子文件，系統(tǒng)地組織成具有有序結構的、規(guī)范安全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，以滿足公眾對檔案網(wǎng)站的信息需求。同時在檔案開放工作中，要正確處理好檔案保密和檔案利用兩者之間的關系，對于未鑒定檔案，尤其是百姓關注的檔案文件應加緊其開放鑒定工作，加快公布的速度，真正做到急人民所需、為社會所用。
二、抓住重點，突出應用，提高檔案網(wǎng)站的服務水平
一是要堅持檔案網(wǎng)站為檔案事業(yè)發(fā)展服務的指導方針，充分利用網(wǎng)絡時效性強這一優(yōu)勢，做到檔案網(wǎng)站不僅要有大量豐富的檔案信息，同時嚴把上網(wǎng)信息質量關，樹立檔案部門的良好形象。
二是要聯(lián)系檔案工作實際，跟蹤社會熱點問題。檔案是為社會服務的，因而社會的變化也在深刻影響著檔案工作。許多百姓之所以關注檔案網(wǎng)站，就是想要通過檔案網(wǎng)站查看社會熱點問題的權威記錄和相關信息。所以檔案網(wǎng)站要聯(lián)系檔案工作的實際，時時關注社會熱點，反映出本地區(qū)各方面重大變化和發(fā)展趨勢，讓受眾能更快、更詳盡了解其所關注的問題。
三是要以應用為先導，注重開放檔案的發(fā)布。檔案網(wǎng)站欄目功能的設置以及信息的發(fā)布一定要注重應用性，要做到網(wǎng)站的每一個欄目和功能都要有其實用價值，避免虛設、空洞的欄目設置。同時要加快檔案開放鑒定工作的步伐，充分利用網(wǎng)絡特點，使檔案充分發(fā)揮自身價值，以更快更便捷的方式向廣大受眾提供利用服務。
三、豐富網(wǎng)站的欄目類型，增強網(wǎng)站的專業(yè)特色和地區(qū)風格
能采用多種形式實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡共享，更好地為利用者提供檔案信息服務是建立網(wǎng)站的宗旨。檔案網(wǎng)站是專業(yè)網(wǎng)站，大可不必像政府網(wǎng)站或者商業(yè)網(wǎng)站那樣涉及太多太雜的內容，凡是和檔案工作關系不大的內容一律可以不要。欄目的好壞是決定網(wǎng)站水平高低的重要因素，許多水平較高的檔案網(wǎng)站，設立的欄目都很有特色。
四、注重檔案網(wǎng)站界面的人性化設計
要想提高檔案網(wǎng)站的點擊率，除了要有豐富的內容之外，新穎的界面、人性化的設計也是必不可少的。目前網(wǎng)上的檔案信息絕大多數(shù)還是比較單純的文字、圖像信息，而這種靜止的信息已經無法吸引網(wǎng)民的注意。多媒體技術可以幫助我們使這些靜態(tài)的信息動起來，比如滾動的新聞標題、幻燈片式的照片展覽、帶背景音樂的檔案簡介等等；還有音頻、視頻檔案信息也可以網(wǎng)上發(fā)布，增強網(wǎng)站的吸引力。
五、建立電子信箱、網(wǎng)上論壇，加強與利用者之間的交流
過去，檔案部門長期處在一種被動的工作狀態(tài)，檔案館不知道利用者需要什么，利用者也不知道檔案館有什么。在這種情況下，我們的網(wǎng)站怎么能為利用者提供優(yōu)質服務呢？就像商品要找市場，檔案信息也要找利用者，必須在網(wǎng)站與利用者之間架起溝通的橋梁。電子信箱和網(wǎng)上論壇是各類網(wǎng)站常用的與網(wǎng)民溝通與交流的手段，一些優(yōu)秀的檔案網(wǎng)站在這方面也做出了努力，例如設立留言信箱、檔案論壇等。
