項(xiàng)目過(guò)程中，問(wèn)題總會(huì)發(fā)生。如果想讓你的項(xiàng)目取得成功，你需要有一個(gè)計(jì)劃來(lái)快速有效地應(yīng)對(duì)任何出現(xiàn)的問(wèn)題。這是最佳實(shí)踐問(wèn)題管理流程的一部分，也是良好項(xiàng)目管理的核心要素。那么如何找到項(xiàng)目中的問(wèn)題又怎樣來(lái)解決這些問(wèn)題呢?
一、項(xiàng)目中常出現(xiàn)的問(wèn)題
1.項(xiàng)目目標(biāo)不明確
幾乎完美交付了項(xiàng)目，但項(xiàng)目發(fā)起人并不認(rèn)可項(xiàng)目成果，或發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目并沒(méi)有帶來(lái)預(yù)期的收益。這種情況不少項(xiàng)目管理者應(yīng)該都遇到過(guò)。這是由于項(xiàng)目啟動(dòng)階段中，沒(méi)有準(zhǔn)確定義項(xiàng)目的成功目標(biāo)導(dǎo)致的。因?yàn)槟繕?biāo)不明確，導(dǎo)致雙方的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，項(xiàng)目雙方對(duì)于項(xiàng)目的成果認(rèn)知也不一樣。
2.項(xiàng)目治理不當(dāng)
項(xiàng)目治理不當(dāng)是項(xiàng)目管理常見(jiàn)問(wèn)題，具體的表現(xiàn)有：項(xiàng)目角色職責(zé)不清晰，一項(xiàng)工作由多人共同負(fù)責(zé)，導(dǎo)致工作進(jìn)展緩慢;工作流程不明確，項(xiàng)目成員難以找到對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，導(dǎo)致工作進(jìn)度阻塞;風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題上報(bào)流程不清晰，所有問(wèn)題集中到項(xiàng)目經(jīng)理處，項(xiàng)目經(jīng)理成為工作瓶頸。
3.項(xiàng)目規(guī)劃疏于形式
在實(shí)際項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目規(guī)劃是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中最容易流于形式的工作之一。要不說(shuō)做就做，拍腦袋做規(guī)劃，為項(xiàng)目埋下眾多隱患;要不就是項(xiàng)目規(guī)劃很隨意，資源嚴(yán)重浪費(fèi)，或項(xiàng)目推動(dòng)力不足，項(xiàng)目組成員完全沒(méi)有緊迫感。
二、問(wèn)題鑒定
1.識(shí)別問(wèn)題
項(xiàng)目經(jīng)理需要確定問(wèn)題的原因并評(píng)估對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生負(fù)面影響。應(yīng)該清楚地描述問(wèn)題并將其登記入庫(kù)。
2.了解問(wèn)題
項(xiàng)目經(jīng)理需要連續(xù)地調(diào)查問(wèn)題，以了解在問(wèn)題發(fā)生之前應(yīng)該采取哪些過(guò)程步驟。它將幫助識(shí)別可能的原因并發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃中的“缺口”。
3.分析原因
經(jīng)理需要找出如果不執(zhí)行首選流程會(huì)發(fā)生哪些流程。詳細(xì)的根本原因分析將有助于識(shí)別和了解問(wèn)題的可能原因。
4.收集數(shù)據(jù)
通過(guò)收集有關(guān)問(wèn)題的信息，項(xiàng)目經(jīng)理可以了解哪些可能的原因?qū)嶋H上是以引發(fā)問(wèn)題的方式發(fā)生的。
5.分析數(shù)據(jù)
通過(guò)分析收集到的數(shù)據(jù)，經(jīng)理可以探索哪些可能的原因?qū)е禄驔](méi)有導(dǎo)致問(wèn)題的發(fā)生。
三、問(wèn)題解決
1.確定解決方案
經(jīng)理應(yīng)該找出引發(fā)問(wèn)題的原因，并確定對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行哪些更改可以防止這些原因在未來(lái)再次發(fā)生。每個(gè)解決方案都有一套糾正措施，可以確保獲得理想的結(jié)果。
2.選擇解決方案
通過(guò)分析可能的解決方案，經(jīng)理需要確定哪種解決方案最可行和最合適。
3.實(shí)施解決方案
現(xiàn)在是應(yīng)用解決方案的時(shí)候了。經(jīng)理需要制定一個(gè)計(jì)劃來(lái)實(shí)施解決方案并確保對(duì)問(wèn)題采取糾正措施。
4.測(cè)量結(jié)果
應(yīng)使用關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)來(lái)衡量糾正行動(dòng)過(guò)程的結(jié)果，并確定所選解決方案是否解決了問(wèn)題。
對(duì)于項(xiàng)目途中問(wèn)題的出現(xiàn)防不勝防，這個(gè)時(shí)候可以選擇項(xiàng)目管理軟件，對(duì)項(xiàng)目的問(wèn)題進(jìn)行分析與錄入，泛普項(xiàng)目管理軟件會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，一旦出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)第一時(shí)間通知并給出相應(yīng)的解決方案供選擇。
